Trong bài viết này, Diễn đàn Pháp luật sẽ lắng nghe những chia sẻ của chuyên gia pháp lý, Luật sư Nguyễn Thanh Hà, Giám đốc Công ty Luật TNHH Quốc tế TNTP và Các cộng sự để hiểu thế nào về tầm quan trọng của chuyển đổi số đối với ngành luật.
Theo Luật sư Hà, khó để có một định nghĩa rõ ràng về chuyển đổi số bởi quá trình áp dụng chuyển đổi số trong từng lĩnh vực sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, chuyển đổi số có thể được hiểu một cách ngắn gọn và dễ hiểu là việc tích hợp các công nghệ và kỹ thuật số vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, với mục tiêu chính là gia tăng hiệu quả vận hành, nâng cao trải nhiệm của khách hàng và hơn nữa là tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Tại Việt Nam, khái niệm “chuyển đổi số” thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, quy trình làm việc, văn hóa của doanh nghiệp. Việc thực hiện chuyển đổi số vào lĩnh vực pháp luật đang dần phổ biến và được rất nhiều các công ty luật triển khai một cách hiệu quả. Hiện nay, chuyển đối số đã thực sự có ý nghĩa đối với các công ty luật bởi nó giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện chất lượng công việc, giảm thiểu sai sót so với quá trình làm việc thủ công và đặc biệt là tiết kiệm thời gian, chi phí.
Tiếp cận sớm để đạt thành công
Trao đổi với PV, Luật sư Nguyễn Thanh Hà, Giám đốc Công ty Luật TNHH Quốc tế TNTP và Các cộng sự cho biết: “Đối với công ty Luật TNTP, từ khi thành lập năm 2018, TNTP quản lý dữ liệu theo phương thức truyền thống. TNTP sử dụng hệ thống hồ sơ giấy thủ công để lưu trữ hồ sơ khách hàng. Đối với thông tin của khách hàng, Luật sư và các chuyên viên của TNTP sẽ nhập dữ liệu thủ công lên phần mềm quản lý khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ và dữ liệu theo phương thức truyền thống này đã tốn không ít thời gian của luật sư và các chuyên viên khi làm việc. Luật sư và các chuyên viên phải dành nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu khách hàng lên phần mềm quản lý. Khi sử dụng hệ thống quản lý tài liệu truyền thống, luật sư sẽ phải đến văn phòng và tìm kiếm từ đống hồ sơ giấy. Trường hợp tài liệu ở sai chỗ, sẽ rất khó để tìm hoặc không tìm thấy,…”.
“Sau một thời gian hoạt động ổn định, đến năm 2019, TNTP đã tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ, dữ liệu bằng việc chuyển đổi số. TNTP đã sử dụng các phần mềm quản lý có thể kết nối với nhau thành một hệ thống quản lý dữ liệu. Đối với tài liệu, hồ sơ của khách hàng, TNTP lưu giữ theo 02 cách là hồ sơ giấy (bản cứng) và lưu trên dịch vụ lưu trữ đám mây thông qua hình ảnh (bản mềm). Thông tin, dữ liệu và công việc của khách hàng được TNTP quản lý trên hệ thống này sẽ được liên kết với nhau. Đối với việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây, khách hàng sẽ được phân loại đối với từng nhóm như: Khách hàng tiềm năng, khách hàng đã hợp tác, khách hàng đã chấm dứt hợp tác. Khi đó, luật sư, chuyên viên của TNTP có thể dễ dàng quản lý, truy cập, tìm kiếm tài liệu, hồ sơ của khách hàng và ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet, đồng thời, dễ dàng quản lý các công việc liên quan đến từng khách hàng đối với từng vụ việc", Luật sư Hà cho hay.
Nhiều chuyên viên làm việc tại TNTP khi được tiếp cận chuyển đổi số cũng cho rằng, phần mềm này còn hỗ trợ luật sư và chuyên viên của TNTP trong việc nhắc nhở về các công việc đã đến hạn. Trước khi bắt đầu công việc, phần mềm này sẽ gửi thông báo về các công việc đã đến hạn cho luật sư và chuyên viên của TNTP, giúp họ quản lý, sắp xếp và xử lý công việc một cách hiệu quả, kiểm soát deadline của công việc. Đối với phần mềm quản lý này, ngoài việc lưu trữ và quản lý công việc, dữ liệu, phần mềm còn hỗ trợ TNTP trong việc giao phó các công việc cho mọi người. Hệ thống giao việc tại phần mềm này không chỉ diễn ra một chiều từ người quản lý giao cho nhân viên mà còn có thể từ nhân viên giao cho sếp. Đây cũng là một trong những tính năng được nhân viên tận dụng tối đa để có thể nhờ người quản lý giúp đỡ họ.
Được biết, chuyển đổi số đã hỗ trợ ban lãnh đạo của TNTP quản lý doanh thu theo tháng, quý hay năm. Sau mỗi chu kỳ, dựa vào bảng thống kê doanh thu, người quản lý của TNTP hoàn toàn có thể biết được con số chính xác về doanh thu đối với mỗi chu kỳ để từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý đối với hoạt động của TNTP. Có thể thấy, sau khi thực hiện việc chuyển đổi số đối với hoạt động quản lý, lưu trữ, TNTP có thể dễ dàng quản lý mọi thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình thông qua các ứng dụng, phần mềm hỗ trợ này.
Trải nghiệm chuyển đổi số ngành luật
Đối với ngành luật khi thực hiện chuyển đổi số, Luật sư Hà nêu quan điểm: “Những lợi ích dễ nhận biết nhất của chuyển đổi số đối với ngành luật và công ty luật đó là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời. Việc quản lý vụ việc, thông tin khách hàng hay tài liệu chung đều được thực hiện chủ động trên phần mềm chung tạo nên tính đồng bộ trong toàn bộ hệ thống, giúp việc trao đổi thông tin diễn ra mạch lạc và quá trình chăm sóc khách hàng nhanh chóng hơn".
Đặc biệt có thể ví dụ trên các hệ thống quản lý mà Công ty Luật TNTP đang sử dụng, khách hàng đưa lên được nền tảng thông qua tài khoản ảo và chăm sóc khách hàng một cách cá nhân hoá theo nhu cầu của khách hàng. Với việc áp dụng nền tảng công nghệ mới, TNTP đã thay đổi rất lớn về mặt doanh thu, việc điều hành cũng đơn giản hơn rất nhiều. Chuyển đổi số giúp TNTP khai thác được tối đa năng lực làm việc của nhân viên trong công ty, bởi những công việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể tự động thực hiện mà không tốn chi phí, đồng thời cũng giúp nhân viên có thêm thời gian để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các công việc quan trọng khác. Chuyển đổi số cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên qua số liệu báo cáo kịp thời.
Tham gia quá trình chuyển đổi số, người điều hành sẽ có thể chủ động và dễ truy xuất báo cáo về các hoạt động của đơn vị mình. Mọi hoạt động như nhân viên ghi nhận doanh số, biến động nhân sự, tệp khách hàng tìm hiểu sản phẩm,...sẽ được thể hiện trên các phần mềm quản trị doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và minh bạch hơn.
Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp nói chung và công ty luật nói riêng, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhu cầu muốn mở rộng quy mô kinh doanh thì việc thực hiện chuyển đổi số là điều tất yếu. Đối với công ty luật, chuyển đối số giúp họ hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả, ứng dụng những luồng công nghệ mới sẽ giúp ích cho việc phục vụ khách hàng tốt hơn. Cũng nhờ đó mà các công ty luật có thể tăng cường sự gắn kết trong các mối quan hệ với khách hàng và thúc đẩy sự phát triển dịch vụ của mình.
