Theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng quyết định số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ in hằng năm; tổ chức in và lập hồ sơ quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ bảo đảm chặt chẽ, bảo mật theo quy định.
Việc quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm chặt chẽ, an toàn không để xảy ra hư hỏng, thất thoát.
Phôi văn bằng, chứng chỉ phải có dấu hiệu bảo mật. Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm lựa chọn dấu hiệu bảo mật trên phôi văn bằng, chứng chỉ bảo đảm tính mỹ thuật, tính bảo mật và chống làm giả. Cục Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức việc dán hoặc in dấu hiệu bảo mật lên phôi văn bằng, chứng chỉ; hủy dấu hiệu bảo mật bị hư hỏng.
Phôi văn bằng, chứng chỉ được đánh số hiệu (seri); mỗi phôi văn bằng, chứng chỉ có một số hiệu riêng. Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng quy định số hiệu phôi văn bằng, chứng chỉ.
Theo Quyết định, việc cấp phôi văn bằng, chứng chỉ được quy định như sau:
- Việc cấp phôi văn bằng, chứng chỉ thực hiện qua phần mềm quản lý cấp phôi văn bằng, chứng chỉ (phần mềm).
- Việc khai thác, sử dụng phần mềm thực hiện theo quy định tại Điều 7, Điều 8, Điều 9 của Quy định này.
- Các đơn vị nhận phôi văn bằng, chứng chỉ lập phiếu đề nghị cấp phôi văn bằng, chứng chỉ theo mẫu tại Phụ lục I Quy định này và tải phiếu đề nghị lên phần mềm.
- Cục Quản lý chất lượng căn cứ phiếu đề nghị lập phiếu xác nhận số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ theo Phụ lục II, lập phiếu cấp phôi văn bằng, chứng chỉ theo Phụ lục III Quy định này tải lên phần mềm; thực hiện việc cấp phôi văn bằng, chứng chỉ theo đúng quy định.
Phần mềm được Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng để quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng đồng bộ và thống nhất thông tin (tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu) quản lý cấp phôi văn bằng, chứng chỉ. Địa chỉ truy cập phần mềm: https://capphoivbcc.naric.edu.vn.
Phần mềm được truy cập qua mạng Internet, sử dụng máy tính có kết nối mạng, truy cập bằng các trình duyệt Internet thông dụng và đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ để sử dụng.
Phần mềm được cài đặt, lưu trữ, vận hành trên dịch vụ máy chủ ảo (cloud) do Cục Quản lý chất lượng thuê dịch vụ (máy chủ dịch vụ cloud được đặt tại Việt Nam).
Việc bảo quản phôi văn bằng, chứng chỉ được quy định như sau:
- Kho phôi văn bằng, chứng chỉ là nơi bảo quản và lưu giữ phôi văn bằng, chứng chỉ.
- Trang thiết bị bảo quản phôi văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm yêu cầu về môi trường, an ninh, phòng chống cháy nổ và các yêu cầu khác.
- Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng quyết định địa điểm đặt kho phôi văn bằng, chứng chỉ và quy định danh mục các trang thiết bị bảo quản phôi văn bằng, chứng chỉ.
- Cục Quản lý chất lượng phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo định kỳ kiểm tra việc bảo quản phôi văn bằng, chứng chỉ và quản lý, cấp phôi văn bằng, chứng chỉ.
Phôi văn bằng, chứng chỉ bị hư hỏng, do ban hành mẫu mới hoặc vì các lý do khác không còn sử dụng được thì phải hủy bỏ.
Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng, thủ trưởng các đơn vị nhận phôi văn bằng, chứng chỉ quyết định việc hủy phôi văn bằng, chứng chỉ. Việc hủy phôi văn bằng, chứng chỉ thực hiện theo quy định tại Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29/11/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.
