Thực tế cho thấy, doanh nghiệp phát sinh công nợ phải thu do nhiều nguyên nhân như việc các bên giao kết hợp đồng không chặt chẽ, hợp đồng ký sai thẩm quyền hoặc hai bên chưa thể thống nhất khối lượng thực tế thi công, khối lượng hàng hóa giao nhận, biên bản quyết toán, đối chiếu công nợ. Nhiều đối tác có ý định không thanh toán nên vịn cớ hợp đồng không chặt chẽ, hồ sơ công nợ không đầy đủ, bị thất lạc để không thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Để hạn chế tối đa việc phát sinh công nợ không mong muốn, Diễn đàn Pháp luật cùng bạn đọc và các doanh nghiệp sẽ tìm hiểu và định hướng sao cho đúng đối với việc nên áp dụng những biện pháp nào để hạn chế tình trạng trên.
Những điều cần thiết trong kinh doanh mà doanh nghiệp nên biết.
Hiện nay, hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều cần phải có sự hợp tác hỗ trợ từ các bên để tăng thêm nguồn lợi về kinh tế cũng như hỗ trợ lẫn nhau về nhiều mặt. Trước khi hợp tác thành công, đem lại nhiều lợi ích thì việc tìm hiểu, thu thập kỹ thông tin và tình hình hoạt động kinh doanh của đối tác chính là cơ sở để giao kết và tạo lập các điều khoản cần thiết của hợp đồng. Bên cạnh đó, việc chúng ta lưu ý khi giao kết hợp đồng với những đối tác mới cần tìm hiểu kỹ thông tin và tình hình kinh doanh 6 tháng gần nhất của họ. Trường hợp những đối tác mới tự thay đổi nhà cung cấp do nhà cung cấp trước đó của họ không còn chấp nhận công nợ, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi giao kết hợp đồng với những đối tác này. Ngoài ra, doanh nghiệp không nên giao kết hợp đồng với những đối tác đã và đang gánh chịu công nợ cũng như chưa có cam kết trả nợ để tránh rủi ro phát sinh công nợ trong tương lai.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng phương thức bảo lãnh thanh toán trong hoạt động kinh doanh hợp tác. Bởi, bảo lãnh thanh toán là một phần quan trọng không thể thiếu trong các hợp đồng thương mại nội địa và quốc tế, để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra theo đúng cam kết, các bên thường sử dụng hình thức bảo lãnh thanh toán.
Bảo lãnh thanh toán là một cam kết bằng văn bản được phát hành bởi bên bảo lãnh, theo đó, bên bảo lãnh sẽ thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho bên được bảo lãnh trong trường hợp bên bảo lãnh không thực hiện đúng, đầy đủ nghĩa vụ thanh toán khi đến hạn. Trong đó, bên bảo lãnh là bên thứ 3, đại diện tài chính cho bên được bảo lãnh thường là ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng được cấp phép hoạt động bởi ngân hàng nhà nước, bên được bảo lãnh là người yêu cầu mở bảo lãnh thanh toán, là bên có trách nhiệm thanh toán được quy định trong hợp đồng. Thông thường, bên thuê dịch vụ, người mua hàng và bên nhận bảo lãnh là người được hưởng khoản thanh toán theo quy định trên hợp đồng, thường là bên cung cấp dịch vụ, bên bán,…
Đối với những đơn hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp bên bán nên đề nghị đối tác mở bảo lãnh thanh toán để giảm thiểu rủi ro vi phạm nghĩa vụ thanh toán. Bảo lãnh thanh toán cũng là phương thức tạo niềm tin khi đối tác không yên tâm giao trước một khoản tiền lớn mà chưa nhận hàng (nếu doanh nghiệp bán không giao hàng thì đối tác bên mua có thể lấy lại tiền 1 cách dễ dàng). Có thể thấy, bảo lãnh thanh toán là một phương thức tối ưu để tạo niềm tin hai bên và tránh rủi ro phát sinh công nợ của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc đến việc mua bảo hiểm thương mại tín dụng nếu bán theo hình thức bán chịu, trả chậm hoặc trả góp. Bảo hiểm tín dụng thương mại là giải pháp cho các doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch với phương thức thanh toán chậm hay trả góp ở phạm vi giao dịch quốc tế cũng như nội địa.
Trong mọi giao dịch, doanh nghiệp bán chịu cho bất kỳ đối tác lớn hay nhỏ, lâu năm hay hoàn toàn mới, trong nước hay nước ngoài. Doanh nghiệp bán đã xác định phải đối mặt với rủi ro chậm trễ thanh toán hoặc không thanh toán, đối tác mất khả năng thanh toán, phá sản hoặc thậm chí không phải lỗi của họ, chẳng hạn như những vấn đề chính trị hoặc nền kinh tế. Mặc dù doanh nghiệp bán có thể cố gắng tự thu hồi nợ nhưng áp lực phải liên tục đối mặt với rủi ro tín dụng khiến doanh nghiệp bán có một cách tiếp cận thận trọng hơn đó là mua bảo hiểm thương mại tín dụng.
Theo tìm hiểu, bảo hiểm thương mại tín dụng hoạt động theo quy trình: “Doanh nghiệp bán sản phẩm cho đối tác mua với phương thức tín dụng, bên mua không thể giải quyết khoản nợ của họ cho doanh nghiệp bán, doanh nghiệp bán sẽ gửi yêu cầu bồi thường cho phía bảo hiểm, bảo hiểm sẽ bồi thường lên tới 90% giá trị đơn hàng. Do đó, bảo hiểm tín dụng thương mại là một công cụ hiệu quả, bảo vệ doanh nghiệp trước những phát sinh công nợ không mong muốn.
Doanh nghiệp cẩn trọng khi soạn thảo, ký kết và thực hiện hợp đồng
Khi giao kết hợp đồng, doanh nghiệp lưu ý về thẩm quyền ký kết hợp đồng của đối tác và nội dung trong hợp đồng. Theo quy định của pháp luật, người có thẩm quyền ký kết hợp đồng là người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền để ký hợp đồng, doanh nghiệp cần yêu cầu giấy ủy quyền. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc quy định điều khoản về tạm ngừng cung cấp hàng hóa khi đối tác chưa hoàn thành thanh toán các khoản nợ đến hạn, vì đó có thể là dấu hiệu khởi đầu cho sự khó khăn về mặt tài chính.
Khi thực hiện giao dịch, doanh nghiệp có thể đề nghị đối tác thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản do lợi thế về việc quản lý, lưu trữ chứng từ và ngân hàng có thể hỗ trợ để trích xuất các tài liệu là chứng cứ xác đáng trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Trong quá trình thực hiện hợp đồng và các giao dịch, doanh nghiệp cần tuân thủ và thực hiện giám sát sự tuân thủ hợp đồng của đối tác.
Trường hợp đối tác vi phạm nghĩa vụ thanh toán, doanh nghiệp cần gửi công văn yêu cầu thanh toán trong thời gian sớm nhất sau khi hết thời hạn thanh toán theo hợp đồng. Những công văn đề cập đến công nợ được gửi cho đối tác cần được lấy báo phát để thuận tiện theo dõi việc nhận thư của đối tác và là cơ sở để đối tác phản hồi. Doanh nghiệp chủ động lưu trữ các tài liệu có liên quan khi có dấu hiệu phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp có thể tổng hợp và chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho việc thương lượng và khởi kiện giải quyết tranh chấp tại tòa án trong tương lai.
Như vậy, có thể thấy, rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng phát sinh công nợ không mong muốn của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần trang bị những biện pháp để chủ động tránh phát sinh công nợ không mong muốn gây đứt gãy, khủng hoảng dòng tiền của mình.
