Một độc giả gửi câu hỏi tới Bộ Tài chính với nội dung như sau:
Một cá nhân có 2 mã số thuế, 1 mã số thuế theo CMND và 1 mã số thuế theo CCCD. Năm 2023, cá nhân này đăng ký cho công ty mã số thuế theo CMND và đã nhận chứng từ quyết toán thuế TNCN theo mã số thuế CMND nhưng chưa tạo tờ khai quyết toán thuế TNCN 2023.
Đến năm 2024, cá nhân này đã huỷ mã số thuế theo CMND. Năm 2025, cá nhân này tạo tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2023, ở tài khoản mã số thuế theo CCCD.
Sau đó, cá nhân này nhận được thông tin từ chi cục thuế báo mã số thuế tài khoản và mã số thuế trên chứng từ không đồng nhất nên không hoàn thuế. Cần điều chỉnh mã số thuế trên chứng từ đồng nhất với mã số thuế tài khoản kê khai thì tôi mới được chấp nhận hoàn thuế.
Cá nhân này đã liên hệ công ty xin lại nhưng được thông báo không hỗ trợ xuất chứng từ theo mã số thuế hiện tại, do đã xuất theo mã số thuế CMND trước đó. Trường hợp này, cần xử lý như thế nào để được hoàn thuế?
Thuế Cơ sở 1 Thành phố Hồ Chí Minh có ý kiến như sau:
Căn cứ Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019:
+ Tại khoản 2 Điều 17 quy dịnh trách nhiệm của người nộp thuế:
"2. Khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ thuế."
+ Tại điểm b khoản 3 Điều 30 quy định việc cấp mã số thuế:
“b) Cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó.
+ Tại điểm a khoản 3 Điều 39 quy định nguyên tắc chấm dứt hiệu lực mã số thuế:
“a) Mã số thuế không được sử dụng trong các giao dịch kinh tế kể từ ngày cơ quan thuế thông báo chấm dứt hiệu lực”
+ Tại khoản 1 Điều 47 quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế
“1. Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.”
Căn cứ Mục IV Công văn số 2783/CTTPHCM-TTHT ngày 18/03/2024 của Cục Thuế TP.HCM hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2023 quy định như sau:
"1. Khai quyết toán thuế
1.1. Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
Tại điểm b tiết 9.2 và điểm b tiết 9.9 Khoản 9 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN.
Tại Khoản 2 Điều 87 Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn: "2. Mẫu biểu hồ sơ khai thuế quy định tại Thông tư này được áp dụng đối với các kỳ tính thuế bắt đầu từ ngày 01/01/2022 trở đi. Đối với khai quyết toán thuế của kỳ tính thuế năm 2021 cũng được áp dụng theo mẫu biểu hồ sơ quy định tại Thông tư này."
Theo đó, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN từ kỳ tính thuế năm 2021 như sau:
a) Đối với cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
- Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại điểm a khoản 3 Mục III công văn này (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025.
+ Tại khoản 4, khoản 7 Điều 3 giải thích từ ngữ:
“4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các
khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này."
+ Tại khoản 1 Điều 32 quy định về nội dung của chứng từ, được sửa đổi, bổ sung tại n tiết a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025:
"1. Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng
từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chỉ trả thu nhập;
c) Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân
đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;
d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;
e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số,"
Căn cứ các quy định nêu trên, cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó, mã số thuế không được sử dụng trong các giao dịch kinh tế kể từ ngày cơ quan thuế thông báo chấm dứt hiệu lực theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QII14.
Trường hợp tổ chức chi trả thu nhập phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sốt thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cá nhân này theo mã số thuế thu nhập cá nhân đã ở trạng thái ngừng hoạt động và hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế là không đúng quy định.
Đề nghị người nộp thuế liên hệ với tổ chức chi trả thu nhập để thực hiện cấp lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo các quy định đã được trích dẫn nêu trên.
Hải My
